すでに2020年も終わりに近づいています。さらに時期が過ぎて新しい年が訪れれば、多くの企業にとっての繁忙期は目前です。毎年訪れる時期とはいえ、気が抜けないことも事実。今から繁忙期に向けて準備を進めている企業もあるのではないでしょうか。
例えば毎年繁忙期になると、何かと文書をコピーする機会が増えます。現在オフィスに設置されているだけのコピー機では印刷が追い付かない可能性があります。一時的にコピー機を増やすことでいっそう効率的に文書をコピーすることができ、繁忙期の忙しさが多少緩和されます。
繫忙期のみコピー機を増やしたいとお考えの場合、コピー機のレンタルをおすすめします。法人を対象に、コピー機を一定期間のみ貸し出している会社があるため、ご活用ください。
コピー機をレンタルするメリット
なぜ購入ではなくレンタルをおすすめするのか。その理由として、繁忙期が終わった後の負担が少ないことが挙げられます。
コピー機を購入した場合、自社の所有物となる点はメリットですが、所有物になるということは、管理が必要ということです。
例えば機械が故障した時、修理に対応している会社を探して依頼するのは自社の社員の仕事です。比較的新しい機種であればメーカーのメンテナンスを受けられる可能性が高いものの、中古の機種を購入した場合、修理を断られる場合があります。その際はメーカー以外に修理をしてくれる会社を探さなければならず、時間と手間がかかります。
また、本来は空いているはずのスペースに普段は使用しないコピー機を置いておくことになります。スペースを有効活用できず、ファシリティコストの面でも無駄が発生しています。
さらに購入の場合、減価償却手続きや固定資産税の支払いも必要です。
レンタルならば、繫忙期が過ぎた後はレンタル会社に返却の手続きをするだけです。レンタル期間中はともかくとして、レンタル期間外に故障をした時の対応に追われることがありません。設置スペースや減価償却手続き、固定資産税の支払いについても考える必要がありません。一時的のみコピー機を増やしたい場合、購入よりもレンタルのほうが企業にとって負担が少ないというメリットがあります。そのため総合的に考えると、レンタルがおすすめです。
レンタル会社を選ぶポイント
レンタル会社を選ぶ際は、使用したいコピー機のメーカーや機種が明確な場合、希望のメーカーや機種のレンタルに対応しているかどうかをまずはご確認ください。その上で、以下の2点も大事なポイントになります。
1点目は保守メンテナンスの有無です。一時期のみとはいえ、使用中に不具合や故障が起こる可能性も考えられます。レンタルの際はメーカー保守がついている機種を借りられる会社がおすすめです。全国対応のメーカー保守がついたコピー機のレンタル会社もございます。
2点目は対応エリアです。事業所から離れている地域では配送が難しく、利用できない場合があります。複数の拠点を持つ会社ならば、全国地域への配送に対応しているケースがほとんどです。レンタルをする際は、配送に対応しているエリアも必ずご確認ください。
一度レンタルを依頼して費用対効果が高ければ、次回以降も同じ会社からコピー機を借りることで、繁忙期の負担を簡単に減らすことができます。
